+7 346 640-60-88   ⋅   Нижневартовск

Как провести встречу с внешними участниками

8 марта

В Толке можно организовать переговоры с партнерами или собрать лекцию для студентов — но для этого важно открыть для них встречу. Рассказываем о простых настройках, которые помогут провести созвон так, как запланировали.

Кто считается внешним участником

Внешний участник — любой пользователь, не зарегистрированный в пространстве вашей компании. Даже если он получил ссылку, то на встречу попасть не сможет. Это базовая настройка Толка, которая позволяет не беспокоиться о конфиденциальности.

Если планируете провести встречу с внешними участниками, откройте конференцию. Тогда пользователю будет достаточно перейти по приглашению. Ему не придется устанавливать приложение и регистрироваться в сервисе.

Как открыть встречу для внешних участников

Это можно сделать при планировании конференции. Назначьте встречу через календарь Толка и в меню выберите пункт «Внешние участники» — подключиться к встрече сможет любой. Отправьте приглашение на электронную почту или скопируйте ссылку с реквизитами встречи, чтобы поделиться ей с участником.

Плагин Толка для Outlook тоже позволяет задать параметры встречи при планировании. Для этого добавьте комнату в Толке и перейдите в «Настройки», в первом пункте выберите «Внешние участники».

Доступ для внешних участников включается на месяц по умолчанию. Если необходим больший срок, поменяйте его вручную в настройках безопасности комнаты. В этом же меню можно открыть доступ к встрече внешним участникам и после назначения встречи.

Возможности внешних участников

Права внешних участников незначительно отличаются от возможностей зарегистрированных пользователей. Вы также можете назначить внешнего участника модератором и передать ему управление конференцией. Для этого перейдите в настройки комнаты и выберите пункт «Модераторы» — в открывшемся меню введите имя участника.

А что если ссылку получит не тот участник?

Закройте встречу — тогда участники смогут присоединиться к конференции только с разрешения модератора. Перейдя по ссылке, они попадут в зал ожидания.

Чтобы закрыть встречу, войдите в комнату Толка, кликните на иконку щита на верхней панели и включите параметр «Закрытая конференция».

Еще при планировании встречи можно задать ПИН-код. Сервис попросит участников ввести его при входе в конференцию.

Как посмотреть, кто был на встрече

Толк сохраняет всю информацию о том, кто посетил встречу и сколько времени на ней провел. Скачивать отчеты о комнате могут все зарегистрированные в пространстве пользователи, а не только администраторы. Если в комнате назначен модератор, опция будет доступна только ему.

Как скачать отчет:

  1. Войдите в комнату.
  2. Нажмите на иконку шестеренки в разделе «Настройки».
  3. Выберите пункт «Общие».
  4. Скачайте отчет: файл сохранится в формате xlsx.

Если в комнате проходят разные встречи, вы можете задать диапазон и получить данные за нужный период.

Обратите внимание: если на встрече были внешние участники, они будут указаны так, как «представились» при входе, их электронных почт в отчете не будет.

Как открыть доступ к записи внешним участникам

Даже если внешние участники подключались к встрече, у них не будет доступа к записи по умолчанию. Чтобы поделиться видеофайлом:

  1. Перейдите во вкладку «Записи» и выберите видео, которое хотите переслать.
  2. Кликните на три точки на плитке записи, затем выберите пункт «Редактировать».
  3. Поставьте галочку в меню «Публичный доступ» и нажмите кнопку «Сохранить».
  4. Скопируйте ссылку на запись и отправьте внешним участникам. Помните, в этом случае встречу сможет посмотреть любой, у кого есть ссылка.

Источник: https://kontur.ru/talk/news/48990-kak_provesti_vstrechu_s_vneshnimi_uchastnikami


Другие новости

20 мая

Стало удобнее занимать переговорки для внеплановых встреч с коллегами. Выберите свободный слот на инфопанели, которая расположена на входе, — бронь отобразится в расписании.

20 мая

С 1 июня 2024 года становится обязательным поэкземплярный вывод из оборота через контрольно-кассовую технику для пива и слабоалкогольных напитков, упакованных в потребительскую упаковку. Розница и общепит, которые продают пиво в стеклянной, пластиковой и жестяной таре, должны при продаже сканировать на кассе код маркировки формата Data Matrix, чтобы передавать в Честный знак данные о продажах.

17 мая

Дистанционное подписание позволяет передавать документы на подпись руководителю прямо из Экстерна. До конца года вы можете пользоваться сервисом бесплатно.

16 мая

Теперь Архив будет автоматически скачивать входящие и исходящие письма этих ведомств.